CAROLA OOSTINJEN · INTERIM EXECUTIVE ASSISTANT
Als interim assistant stap ik snel in wanneer extra ondersteuning nodig is. Ik breng overzicht in volle agenda’s, bewaak afspraken en houd informatiestromen op orde. Daarbij werk ik zelfstandig, met aandacht voor de mensen en verhoudingen binnen de organisatie.
Laten we kennismaken
01 / WAAR IK JE BIJ ONDERSTEUN
Ik verdiep mij snel in de organisatie, de mensen en de manier van werken. Zo krijg ik scherp waar ondersteuning direct verschil maakt. Vanuit dat overzicht pak ik zelfstandig op wat nodig is, stel ik prioriteiten en bewaak ik de voortgang. Betrokkenen weten waar ze aan toe zijn en afspraken blijven niet liggen.
Ik ondersteun C-level executives en directieleden bij complexe agenda’s, scherpe prioriteiten en vertrouwelijke communicatie. Ik denk vooruit, signaleer knelpunten en zorg dat belangrijke onderwerpen voldoende ruimte krijgen. Ook houd ik overzicht op afspraken, acties en voorbereiding, zodat de dag werkbaar blijft en verrassingen zoveel mogelijk worden voorkomen.
Ik bereid overleggen zorgvuldig voor, organiseer stukken en bewaak acties, deadlines en terugkerende afspraken. Ook stem ik af met interne en externe betrokkenen en houd ik overzicht wanneer meerdere belangen of agenda’s samenkomen. Zo komt informatie op tijd bij de juiste mensen en blijft duidelijk wat nog aandacht vraagt.
Ik kijk waar terugkerend werk eenvoudiger, duidelijker of slimmer kan worden ingericht. Dat kan gaan om een betere werkwijze, een handig sjabloon of passende digitale ondersteuning. Waar het waarde toevoegt, gebruik ik Microsoft Copilot of andere AI-tools. Altijd binnen de afspraken van de organisatie, met zorgvuldige menselijke controle.
Meer over mijn AI-ervaring02 / DE PERSOON ACHTER COOS
Persoonlijk in contact, professioneel in de uitvoering.
Ik ben Carola Oostinjen. Ik woon met mijn gezin in Amstelveen en ben moeder van twee kinderen. Privé én in mijn werk ben ik warm, nuchter en positief ingesteld. Ik maak gemakkelijk contact, luister goed en vind het belangrijk dat mensen zich op hun gemak voelen.
In mijn werk combineer ik die persoonlijke benadering met rust, overzicht en daadkracht. Ik schakel gemakkelijk tussen directieleden, collega’s en externe contacten, houd oog voor gevoeligheden en pak praktische zaken zelfstandig op.
Als interim assistant ben ik gewend om in een nieuwe organisatie te stappen. Ik verdiep mij snel in de mensen, cultuur en werkwijze, stel de juiste vragen en breng structuur zonder onnodig op de voorgrond te treden. Zo ontstaat ondersteuning die past bij de opdrachtgever.
Wil je mijn volledige cv bekijken? Ik stuur het graag op verzoek toe.
03 / MIJN WERKERVARING
Sinds 2014 ondersteun ik directies, managers en teams in uiteenlopende organisaties: van media en financiële dienstverlening tot recruitment en het publieke domein.
Elke opdracht vraagt iets anders. Ik ben gewend om mij snel in te werken, relaties en gevoeligheden aan te voelen en overzicht te creëren in een nieuwe omgeving. Daarbij schakel ik gemakkelijk tussen strategische prioriteiten en praktische uitvoering. Zo zorg ik vanaf het begin voor rust, continuïteit en betrouwbare ondersteuning die past bij de organisatie.
Mijn rol gaat verder dan klassieke directieondersteuning. Ik denk ook creatief mee over presentaties, interne evenementen, communicatie en praktische organisatie. Juist bij vragen die niet in een standaardproces passen, bedenk ik een passende oplossing en pak ik de uitvoering zelfstandig op. Dat maakt mij breed inzetbaar als allround PA.
APR 2025 TOT SEP 2026
Eerst assistant van de CEO en CFO, later van de MD en CFO. Persoonlijke ondersteuning op directieniveau.
JAN 2023 TOT MEI 2025
Ondersteuning van regiomanagers en later de kwartiermaker / manager capaciteit. Complex agendabeheer, mailboxbeheer, voorbereiding van afspraken en communicatie.
SEP 2022 TOT DEC 2022
Ondersteuning van de CFO en gedeeltelijk de CEO. Agendamanagement, zakenreizen, documentbeheer en coördinatie van communicatie.
JUL 2021 TOT AUG 2022
Optimaliseren van het recruitmentproces, complexe interviewplanning en beheer van de recruitmentdatabase en inbox.
DEC 2020 TOT JUL 2021
Complexe interviewplanning, coördinatie van interviews en decision meetings, databasebeheer en beheer van de recruitmentinbox.
FEB 2020 TOT NOV 2020
Ondersteuning van de CFO, complexe agenda’s, zakenreizen en coördinatie van ondertekening en goedkeuring van documenten.
2018 TOT 2019
Complex agendabeheer, zakenreizen, interne evenementen en facilitaire ondersteuning. Eerste aanspreekpunt voor de organisatie.
2016 TOT 2019
Directieondersteuning, organiseren en notuleren van vergaderingen, officemanagement en vormgeving van pitches en formats.
2015 TOT 2016
Agendabeheer, omzetoverzichten, correspondentie, overeenkomsten en opvolging van actiepunten.
2014 TOT 2015
FourOne Media was destijds een dochteronderneming van FremantleMedia. Ik ondersteunde de CEO met complexe agenda’s, zakelijke en privéreizen, vergaderingen, contractafhandeling en praktische projectondersteuning.
Referenties zijn op verzoek beschikbaar.
04 / SLIMME ONDERSTEUNING MET AI
Als interim assistant stap ik bij iedere opdracht in een nieuwe organisatie, met eigen mensen, cultuur, systemen en werkwijzen.
Mijn basis is jarenlange ervaring in directie- en managementondersteuning. Complex agendabeheer, voorbereiding en opvolging van overleggen, communicatie, reizen en praktische coördinatie organiseer ik zelfstandig, met overzicht, discretie en gezond verstand.
AI is geen voorwaarde om mijn werk goed te doen. Het is een aanvullend hulpmiddel dat ik alleen inzet wanneer het past bij de opdracht en de organisatie.
De ene opdrachtgever werkt al volop met AI, terwijl een andere organisatie bewust terughoudend is vanwege vertrouwelijkheid, beleid of de beschikbare systemen.
Daarom begin ik met luisteren, observeren en de bestaande werkwijze begrijpen. Samen met de opdrachtgever bepaal ik wat is toegestaan, wat waarde toevoegt en waar menselijke beoordeling nodig blijft. Mijn eigen oordeel, discretie en verantwoordelijkheid zijn altijd leidend.
Waar AI waarde toevoegt, kan het ondersteunen bij het voorbereiden en samenvatten van vergaderingen, het structureren van informatie, het verbeteren van communicatie en het slimmer organiseren van terugkerende werkzaamheden.
Vakmanschap eerst.
Technologie waar het helpt.
Zo kan ik in uiteenlopende opdrachten snel zelfstandig aan de slag en nieuwe hulpmiddelen selectief inzetten wanneer ze het werk daadwerkelijk verbeteren.
Nieuwsgierig hoe ik AI in de praktijk zorgvuldig inzet?
Bekijk mijn inzichten en werkwijzeVISIE · WERKWIJZE · ERVARING
05 / MODERNE EXECUTIVE SUPPORT
Inzichten over hoe ik executive support slimmer en beter bestuurbaar maak: van besluitvorming en briefings tot AI-ondersteunde workflows, altijd met menselijke regie.
TOEGEPASTE ERVARING · MICROSOFT COPILOT
Hoe ik mijn Copilot-ervaring meeneem en mijn aanpak aanpas aan de systemen, licenties en afspraken van iedere opdrachtgever.
TOEGEPASTE ERVARING · MEETING INTELLIGENCE
Hoe ik opname, transcriptie, broncontrole en structurering combineer zonder besluitvorming aan AI over te laten.
VISIE & PRAKTIJK · AI IN EXECUTIVE SUPPORT
We kennen Copilot en ChatGPT. Maar wat hebben assistants daarnaast nodig aan veilige koppelingen, plugins en duidelijke kaders?
06 / LATEN WE KENNISMAKEN
Op zoek naar ondersteuning voor directie, management of een team?
Vertel me wat er speelt; ik denk graag mee over wat jouw organisatie nodig heeft.
