Werken met Copilot: dezelfde tool, iedere organisatie een andere praktijk

Mijn inzichtIk heb ervaring met Microsoft Copilot en weet hoe ik het kan gebruiken om informatie te structureren, teksten voor te bereiden, documenten samen te vatten en terugkerende werkzaamheden slimmer te organiseren. Toch ga ik er bij een nieuwe opdracht nooit vanuit dat ik Copilot op precies dezelfde manier kan gebruiken als bij mijn vorige opdrachtgever.

Dezelfde tool, een andere praktijk

Iedere organisatie heeft een andere Microsoft-omgeving, andere licenties, andere afspraken en een andere manier van werken. Bij de ene opdrachtgever is Copilot geïntegreerd in Word, Outlook, Teams en PowerPoint. Bij een andere organisatie is alleen Copilot Chat beschikbaar. Soms heeft vrijwel iedereen toegang, terwijl elders bewust met een kleine groep wordt begonnen.

Ook de informatievoorziening verschilt. Bij sommige organisaties staan documenten centraal in SharePoint, Teams en OneDrive. Maar ik kom ook omgevingen tegen waar belangrijke informatie nog op een netwerkschijf, in lokale mappen of verspreid over verschillende systemen staat.

Dat verschil bepaalt hoeveel Copilot daadwerkelijk kan betekenen.

Een goede prompt kan niet bij onbereikbare informatie

Met de juiste licentie en toegangsrechten kan Copilot informatie gebruiken uit onder meer zakelijke e-mails, vergaderingen, OneDrive en SharePoint. Microsoft legt uit dat de beschikbare bronnen afhangen van het account, de licentie en de rechten van de gebruiker. Lees meer over grounding met een werkaccount.

Staat een relevant document alleen lokaal, dan kan Copilot het niet automatisch meenemen. Microsoft geeft bij de ondersteunde bestandslocaties aan dat lokale paden niet rechtstreeks worden gebruikt: bestanden moeten worden geüpload of in een ondersteunde cloudomgeving staan. Bekijk de ondersteunde bestanden en locaties.

Een goede prompt is dus geen sleutel tot een digitale dossierkast waar Copilot niet bij kan.

Mijn ervaring neem ik mee, mijn werkwijze pas ik aan

Als interim assistant ben ik gewend om steeds in een nieuwe organisatie te stappen. Ik leer de mensen, systemen en werkwijze kennen en kijk wat er al aanwezig is. Bij Copilot doe ik hetzelfde.

Ik controleer welke versie beschikbaar is, met welk account ik werk, welke functies zijn ingeschakeld en welke afspraken gelden. Daarna kijk ik waar Copilot praktisch kan helpen. Dat kan bijvoorbeeld zijn bij het structureren van informatie, het voorbereiden van een eerste tekst, het samenvatten van een document, het ordenen van actiepunten of het verbeteren van een e-mail.

Ik probeer mijn eigen systeem niet aan een organisatie op te leggen. Ik sluit aan bij wat beschikbaar, toegestaan en werkbaar is.

Soms kan er veel, soms bewust minder

De ene opdrachtgever wil actief onderzoeken hoe AI het werk kan verbeteren. Een andere organisatie is terughoudender vanwege vertrouwelijkheid, beleid of de systemen die worden gebruikt. Beide situaties zijn voor mij werkbaar.

Als Copilot breed beschikbaar is, kan ik mijn ervaring gebruiken om snel praktische toepassingen te vinden. Als de mogelijkheden beperkt zijn, werk ik binnen die grenzen en gebruik ik Copilot alleen voor taken waarvoor het geschikt en toegestaan is.

AI is voor mij geen voorwaarde om mijn werk goed te doen. Het is een extra hulpmiddel dat ik verantwoord kan inzetten wanneer het bij de opdracht past.

Ervaring is ook weten wat je moet controleren

Werken met Copilot betekent niet dat ik ieder antwoord direct overneem. Ik controleer of de inhoud klopt, of belangrijke informatie ontbreekt en of de formulering past bij de organisatie en de ontvanger. Zeker bij directieondersteuning kunnen context, gevoeligheden en vertrouwelijkheid een belangrijke rol spelen.

Microsoft geeft aan dat Copilot bestaande toegangsrechten respecteert. De kwaliteit en veiligheid van het gebruik hangen daarom ook samen met de manier waarop bestanden en rechten binnen Microsoft 365 zijn ingericht. Lees meer over gegevensbescherming en toegangsrechten.

Mijn toegevoegde waarde zit niet alleen in het bedienen van Copilot. Ik begrijp ook dat de uitkomst afhankelijk is van de beschikbare informatie, de inrichting van de organisatie en menselijke controle.

Snel aansluiten bij de opdrachtgever

Bij iedere opdracht begin ik met luisteren, observeren en aansluiten. Zo kan ik Copilot benutten zonder de bestaande werkwijze, afspraken en menselijke kant uit het oog te verliezen.

De tool kan dezelfde zijn. De praktijk is iedere keer anders. Juist daarin maken ervaring en aanpassingsvermogen het verschil.