Wat hebben assistants nodig om AI écht goed te gebruiken?

Mijn inzichtBij iedere opdrachtgever ziet AI er anders uit. De ene organisatie experimenteert volop; elders ontbreken toegang, heldere afspraken of tijd om te oefenen. Voor mij draait het daarom niet alleen om wat de technologie kan. Belangrijker is wat assistants nodig hebben om haar veilig, praktisch én professioneel in te zetten.

Een licentie is nog geen werkwijze

Een organisatie kan Copilot of een andere AI-tool beschikbaar stellen. Daarmee is nog geen betere werkwijze ontstaan. Een assistant moet weten welke informatie gebruikt mag worden, waar die staat, wat gecontroleerd moet worden en wie verantwoordelijk blijft.

Executive support draait bovendien om context die niet altijd wordt vastgelegd: organisatorische gevoeligheden, onderlinge relaties, vertrouwelijkheid, timing en de geschiedenis achter een besluit. AI ondersteunt; de assistant bepaalt wat passend is.

We kennen Copilot en ChatGPT. Maar hebben we meer nodig?

Veel assistants hebben inmiddels kennisgemaakt met Copilot, ChatGPT of allebei. We stellen een vraag, laten een tekst verbeteren of vragen om een samenvatting van een document. Dat is nuttig. Maar vaak verzamelen we de benodigde informatie nog steeds zelf, kopiëren we die naar de chat en brengen we het resultaat daarna weer terug naar onze eigen werkomgeving.

De volgende stap is daarom misschien niet nóg een chatbot. Misschien hebben we vooral veilige verbindingen nodig tussen AI en de hulpmiddelen waarin ons werk al plaatsvindt.

Plugins kunnen zo’n verbinding ondersteunen. OpenAI beschrijft plugins als herbruikbare bundels die instructies en koppelingen met externe diensten kunnen combineren. Afhankelijk van wat een organisatie beschikbaar stelt, kan dat bijvoorbeeld gaan om e-mail, agenda’s, SharePoint, Slack of Google Drive. Lees meer over plugins in ChatGPT.

Voor een assistant zou dat kunnen betekenen dat relevante informatie niet telkens handmatig bij elkaar hoeft te worden gezocht. Een goed ingerichte workflow kan bijvoorbeeld toegestane bronnen raadplegen, informatie structureren en een eerste briefing voorbereiden. De assistant controleert vervolgens de context, gevoeligheden, volledigheid en vervolgstappen.

Dat betekent niet dat iedere organisatie direct plugins nodig heeft. Ook een koppeling werkt alleen goed wanneer de taak, toegang, verantwoordelijkheid en controle vooraf duidelijk zijn. Bestaande accountrechten en goedkeuringen blijven gelden; een plugin hoort daar niet omheen te werken. OpenAI benadrukt eveneens dat externe verbindingen hun eigen authenticatie en toegangsregels behouden. Bekijk hoe ChatGPT Work met bestanden, tools en plugins werkt.

1. Toegang tot de juiste omgeving

AI kan alleen helpen met informatie die beschikbaar en toegankelijk is. Als documenten verspreid staan over mailboxen, lokale schijven, netwerkmappen en verschillende samenwerkingsomgevingen, blijft het resultaat beperkt. Hetzelfde geldt wanneer een assistant wel een tool heeft, maar niet de juiste licentie of toegangsrechten.

Voor goed gebruik is dus eerst overzicht nodig: welke bronnen zijn leidend, welke informatie mag worden gebruikt en waar hoort die informatie thuis?

2. Heldere en begrijpelijke spelregels

Assistants hebben meer nodig dan een algemeen bericht dat AI wel of niet gebruikt mag worden. We hebben concrete antwoorden nodig. Mag een vergaderstuk worden samengevat? Mag een conceptmail worden verbeterd? Welke informatie is te gevoelig? Welke tool is goedgekeurd? En wanneer is menselijke controle verplicht?

Duidelijke kaders maken mensen niet voorzichtiger uit angst, maar juist zekerder in hun handelen. Ze voorkomen dat iedereen zelf moet raden waar de grens ligt.

3. Tijd om te oefenen met echt werk

Een training van een uur kan inspireren, maar vaardigheid ontstaat pas in de dagelijkse praktijk. Assistants hebben ruimte nodig om kleine toepassingen uit te proberen, uitkomsten te vergelijken en te ontdekken waar AI werkelijk tijd bespaart.

Dat hoeft niet groot te beginnen. Denk aan het structureren van eigen notities, het voorbereiden van een eerste opzet of het controleren of een lange tekst alle afgesproken onderwerpen bevat. Door klein en veilig te oefenen ontstaat ervaring die aansluit bij het echte werk.

4. Vertrouwen in professioneel oordeel

Een goede assistant voert niet alleen uit, maar beoordeelt. Klopt de informatie? Ontbreekt er context? Past de toon bij de ontvanger? Is dit het juiste moment om iets te versturen? Die vragen verdwijnen niet door AI; ze worden juist belangrijker.

Daarom moeten assistants de ruimte houden om een voorstel aan te passen, extra informatie op te vragen of te besluiten dat een taak niet met AI moet worden uitgevoerd. Menselijke controle is geen laatste vinkje. Het is onderdeel van professioneel vakmanschap.

5. Een plek aan tafel bij de inrichting

Assistants zien dagelijks waar informatie vastloopt, welke vragen terugkomen en waar acties verloren dreigen te gaan. Die praktijkkennis is waardevol bij de keuze en inrichting van AI-tools. Betrek assistants daarom niet pas wanneer een systeem al is ingevoerd, maar ook bij het ontwerpen van de werkwijze eromheen.

De beste toepassing begint vaak niet met de vraag welke tool er beschikbaar is, maar met de vraag waar het werk nu onnodig ingewikkeld is.

De vraag die we vaker mogen stellen

We praten veel over wat assistants met AI zouden kunnen doen. Minstens zo belangrijk is wat zij nodig hebben om dat goed te doen: veilige toegang, begrijpelijke kaders, oefentijd, samenwerking met IT en informatiebeveiliging, en vertrouwen in hun professionele oordeel.

Misschien is dat wel de beste start van ieder AI-traject: vraag assistants niet alleen om de tool te gebruiken, maar vraag hen ook wat zij nodig hebben om er werkelijk beter mee te kunnen werken.